Häufig gestellte Fragen
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Wer scannt die Post?
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Welche Technik wird zum Scannen genutzt?
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Wie oft wird die Post abgeholt?
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Wie organisieren Sie die Ablage?
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Wo werden die persönlichen Ordner gelagert?
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Welche Arten der Zustellung der gescannten Post sind möglich?
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Welche Arten der Zustellung der Originalpost sind möglich?
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Wodurch wird die Vertraulichkeit gewahrt?
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Wie stellen Sie die Vollständigkeit sicher?
Vorschläge
Wir freuen uns darauf, die weitere Entwicklung dieser Dienstleistungen mit Ihnen zu diskutieren. Bitte nutzen Sie dazu auf der Kontaktseite die entsprechende Kategorie Ihrer Anfrage.
Supportanfragen
Bitte nutzen Sie dazu ebenfalls die Möglichkeit der Anfrage per Kategorisierung über unser Kontaktformular.
Wer scannt die Post?
Ihre Post wird von unseren speziell ausgebildeten Angestellten, die bei Einstellung ein einwandfreies Führungszeugnis vorweisen müssen, gescannt.
Welche Technik wird zum Scannen genutzt?
Wir nutzen PC mit Windows oder Applesoftware und XEROX Scanner moderner Ausstattung und guter Ökobilanz.
Wie oft wird die Post abgeholt?
Wir kontrollieren das Postfach jeden zweiten Tag. Die elektronische Zustellung erfolgt innerhalb von zwei Stunden nach Abholung.
Wie organisieren Sie die Ablage?
Für jeden Kunden wird ein spezieller Ordner mit Unterordnern zu jedem Thema angelegt. Bei großem täglichen Mailaufkommen oder aufgrund spezieller Kundenwünsche kann ein Paketupgrade nach Absprache zur angepassten Organisation und Lagerung vorgenommen werden.
Wo werden die persönlichen Ordner gelagert?
Die Kundenordner werden in einem Sicherheitsraum mit Feuerschutzsystem auf Trockenschaumbasis in luftdichten, geschlossenen Schließfächern gelagert. Auf Anfrage kann die gescannte Post zusätzlich auf unseren täglich gesicherten Servern gelagert werden.
Welche Arten der Zustellung der gescannten Post sind möglich?
Ihre Post kann Ihnen entweder einfach per Email zugesandt oder in einem gemeinsam genutzten Arbeitsraum wie Google Docs abgelegt werden. Auf Anfrage kann die Art der Zustellung geändert werden. Im Rahmen der Weiterentwicklung unserer Systeme ist die Einrichtung von online d-mail Box für alle Kunden geplant.
Welche Arten der Zustellung der Originalpost sind möglich?
Die Originalpost wird Ihnen entweder per versichertem DHL Paket zu einer jährlich vereinbarten Deadline zu einer durch Sie zu benennenden Anschrift geschickt, oder kann von Ihnen oder einen durch Sie authorisierten Vertreter vor Ort nach Vereinbarung abgeholt werden.
Wodurch wird die Vertraulichkeit gewahrt?
Unsere Angestellten unterzeichnen eine generelle Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) bei ihrer Einstellung und erklären sich darin mit finanziellen Entschädigungszahlungen bei Nichteinhaltung einverstanden.
Wie stellen Sie die Vollständigkeit sicher?
Zur Sicherstellung unserer Servicequalität erhalten Sie [Präsens besser als Futurum] von uns Testbriefe, die zum Beispiel der Post, die Sie üblicherweise erhalten, ähneln. Dies ermöglicht uns die kontinuierliche Kontrolle der Vollständigkeit und Geschwindigkeit der Erfassung Ihrer Materialien. Darüber hinaus haben wir für Sie immer ein offenes Ohr, wenn es um mögliche Inkonsistenzen oder Zweifel bezüglich der Vollständigkeit der Materialien geht. Mit Ihrer Hilfe können wir Ihnen die beste und sicherste Postzustellung der Welt zu günstigen Preisen und zeitnaher Übermittelung anbieten.